7 запретов на удержание денежных средств за использованный авансом отпуск при увольнении

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении представляет собой процедуру, которая прямо допускается законодателем. Удержание за отпуск при увольнении происходит только в том случае, когда лицо использовало то или иное количество дней отдыха авансом. Кроме того, необходимы и иные дополнительные основания, позволяющие рассчитать зарплату, которую следует удерживать. Всё зависит от количества дней, взятых авансов при увольнении, и других причин, связанных с осуществляемой уволенным человеком деятельностью. Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении также может быть запрещено при наличии на это оснований, а если и применяется, то должно проходить в соответствии с установленной процедурой и правилами расчёта.

Основания для удержания

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть осуществлено без причин и только по решению работодателя. Именно поэтому удержание за неотработанный отпуск будет происходить только при наличии тех обстоятельств, которые предполагает непосредственно закон. Отпускные при увольнении рассчитываются всегда, если человек не использовал дни отдыха. Обратный принцип действует в случае, когда лицо тратит отпуск авансом. Здесь также будет засчитываться каждый день до момента, пока человек не решит уволиться.

Для использования дней отдыха, в том числе когда производится удержание отпускных, сотрудник должен отработать не меньше полугода, в противном случае право на отпуск не возникает.

Наличие использованных дней отдыха у увольняющегося человека само по себе выступает причиной удержаний, но только если это использование было раньше положенного времени. Кроме того, всё будет зависеть от ряда обстоятельств, которые определят тот или иной вариант действий. Для того чтобы понять, как правильно удержать отпускные, следует обратиться к нормам закона, а именно статье 134 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает рамки для работодателей в части отказа от выплат по отпускным, когда человек увольняется.

Опираясь на вышеуказанную норму, можно определить несколько обстоятельств для удержания положенной компенсации в случае прекращения работы.

Перечень их исчерпывающий:

1. Удержание в счёт ранее выданного сотруднику аванса. Его выплата происходит с учётом заработной платы, но при увольнении без отработки такого аванса денежные средства будут вычтены в пользу работодателя.
2. Удержание для погашения ранее предоставленного аванса, который должен был быть использован в рабочих целях, например, для командировки, но в итоге реализован не был. В редких случаях деньги возвращаются сразу. Обычно работодатель оставляет предоставленные средства у сотрудника, а в дальнейшем вычитает необходимую сумму из зарплаты.
3. Удержание в результате ошибок, ранее совершённых при выплате сотруднику денежных средств. Сюда также можно отнести возврат денег работодателю, когда тот выплатил сотруднику средства в результате спора при увольнении, но комиссия признала работника виновным в этом споре.
4. Удержание в случае использования человеком отпуска, который не был отработан полностью в соответствующий год. Здесь также важно установить точное количество дней, которые были использованы авансом.

Всегда возможна отмена удержания, если будут установлены основания для этого согласно трудовому закону. Решение об удержании должно быть принято в срок не позднее одного месяца после того, как прошёл период для возврата авансов и иных выплат. Важно также отсутствие оспаривания сумм и самого факта удержания со стороны сотрудника.

Излишние выплаты возвращаются работодателю во всех случаях, кроме начисления зарплаты. Она не может быть удержана.

Заработная плата выступает той выплатой, которая неотчуждаема у работника. Однако исключениями выступают случаи, когда была ошибка при расчёте заработной платы, она была выплачена сотруднику, а тот осуществлял неправомерные действия для этого, что установлено судебным органом. А также когда комиссия признала работника виноватым в споре с его работодателем, из-за чего и произошло увольнение, а зарплату ранее уже начислили.

Запрет на удержание

Когда человек увольняется, ему всегда предоставят ряд выплат, положенных по закону. Существуют обязательные начисления в виде зарплаты и компенсаций и дополнительные. Отпускные – обязательные платежи. Несмотря на то что закон позволяет удержать их в случае наступления определённых обстоятельств, определяются также положения, которые, напротив, накладывают на подобное мероприятия запрет.

Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.

Необходимо опираться только на положения трудового закона. Если в ТК РФ основание для удержания не предусмотрено, и нет прямого запрета на это, то лишить выплат лицо всё равно будет нельзя.

Говоря о конкретных запретах на удержание, в первую очередь важно отметить основные варианты обстоятельств, ограничивающих действия работодателя в данной части отношений с сотрудником.

Относят к ним следующее:

• Сотрудник отказался перейти на иную работу, но по состоянию своего здоровья или из-за того, что работодатель сам не может предоставить такую возможность.
• Прекращение работы организации, мероприятия по сокращению сотрудников или же смена владельца компании, повлёкшая за собой увольнение прежнего руководства.
• Решение о восстановлении на работе того или иного сотрудника после увольнения. Принять его может либо инспекция труда, либо суд.
• Призыв человека на службу. Учитывается и альтернативный вариант несения службы.
• Получения лицом статуса нетрудоспособного, что подтверждается медицинскими показаниями.
• Форс-мажорные ситуации, которые являются таковыми только в соответствии с законодательством.
• Смерть работодателя, если он выступал в качестве индивидуального предпринимателя.

Данные запреты напрямую зависят от причин увольнения. Если будет установлено хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств, то удержание отпускных окажется невозможным.

Относительно форс-мажоров закон определяет, что такие ситуации также должны быть точно установлены. Особенность данной категории обстоятельств в том, что причины увольнения не являются инициативой одной из сторон. Ни работодатель, ни сам работник никак не могут повлиять на причины, по которым отношения должны прекратиться, соответственно, никаких удержаний также быть не может. Форс-мажором признаются различные стихийные бедствия, военные действия, катастрофы, какая-либо крупная авария, эпидемия или иные подобные ситуации.

Если то или иное обстоятельство не признаётся Правительством РФ как форс-мажор, то применять его в качестве основания для запрета недопустимо.

Помимо прямых запретов на удержание, существуют также и ограничительные рамки, отражённые в отдельной статье 138 трудового закона. Данная норма указывает, что даже если работодатель и может удержать отпускные, то не всю выплаченную ранее сумму. По общему правилу взыскание должно составлять не больше двадцати процентов. Однако предполагаются и исключения, позволяющие лишить работника половины выплаты. При этом всё должно быть обосновано, иначе в итоге работодатель будет иметь проблемы при перерасчёте средств и уплате налогов.

Расчёт удержания

Увольнение работников может происходить в разное время, и не всегда использованные дни отдыха остаются полностью отработанными или же, напротив, нередко имеются дни, которые не были реализованы как отпуск. В первом случае предполагается удержать у человека те отпускные, что он получил, по крайней мере, часть из них, а во втором, напротив, выплатить ему компенсацию. При этом всегда следует придерживаться определённого порядка расчёта, особенно когда речь заходит об удержании денег.

Порядок расчёта предполагает использование специальной системы ЗУП, которая подразумевает возможность осуществлять и назначение зарплат, и управление персоналом.

Всеми расчётами должна заниматься бухгалтерия. Даже при удержании необходимо учитывать все причитающиеся суммы, соблюдать лимит по взысканию в двадцать процентов и уплачивать налоги с получаемых сумм. Важным процесс расчёта является и для работника. Если его долг по отпуску выше положенной суммы в двадцать процентов, то он может добровольно вернуть средства.

Порядок определения суммы, которая подлежит удержанию, предполагает прохождение нескольких шагов, к которым относят следующее:

1. Установление дней отпуска, которые не были отработаны. Для этого необходимо определить дни, причитающиеся в течение конкретного года работы. Далее разделить их количество на двенадцать и умножить на число отработанных месяцев. После этого полученный результат вычитается из общего количества дней отдыха, которые были получены за период всей работы. Итоговый показатель и будет определять неотработанные дни. Важно помнить, что если был отработан неполный месяц, то его учитывают, только если прошла его половина.
2. Расчёт суммы отпускных, которые не отработаны. Для этого потребуется всего два показателя: полученное ранее количество неотработанных дней отдыха и средний заработок. Он берётся за год, в котором происходит увольнение, а если число неотработанных дней выше заслуженного отпуска, то тогда используются показатели и за прошлые года работы. Далее для установления суммы удержания количество дней умножается на среднюю зарплату, что и формирует конечный результат. Средний заработок должен быть известен, так как по нему начислялись отпускные.

Данный порядок общий, и предусматривается на случай, если работник стабильно получал один и тот же оклад без каких-либо изменений. Однако существуют и другие ситуации.

Встречаются случаи, когда на протяжении всего времени работу у сотрудника заработная плата либо уменьшалась, либо увеличивалась. Данный фактор, соответственно, влияет на средний размер оклада и на все положенные выплаты. В этом случае очень важно определить коэффициент, по которому изменялся размер заработка. Он позволит при необходимости увеличить или уменьшить сумму удержания. В таких расчётах надо умножать количество неотработанных дней и на первоначальный средний заработок, и на тот, что был увеличен на соответствующий коэффициент, а также число неотработанных дней, что зафиксировано после повышения оклада.

Все начисления должны быть отражены в отчётности перед налоговой службой. Кроме того, обязательно платить налог, в том числе с переплаченных сотруднику денежных средств.

 Что делать с налогами, если в итоге производится удержание? Излишне выплаченный аванс не является нарушением закона или ошибкой. Всё было правомерно на момент получения отпуска, а значит, никаких ошибок в документах и начислениях нет. В такой ситуации направлять какие-то исправления или корректировки в налоговую нет необходимости. Все нюансы будут отражены при оформлении увольнения, в том числе информация об удержании средств.

Однако следует позаботиться о том, чтобы излишне уплаченные налоги были учтены. Это происходит на последнем этапе, а именно закрытие долга, которое осуществляется либо за счёт действий по удержанию со стороны работодателя, либо за счёт добровольного покрытия долга сотрудником. Для возврата лишнего налога достаточно направить заявление в налоговую, приложив справку о доходах, после чего определённая сумма будет зачтена при погашении долга. На это у сотрудника есть всего десять дней, иначе вернуть налог не получится.

Порядок удержания

Когда необходимо лишить лицо части выплаченных средств в процессе работы, не нарушая при этом нормам закона, следует соблюдать конкретно-определённый порядок действий. В первую очередь, конечно, необходимо установить наличие обстоятельств, которые вынуждают работодателя удерживать денежные средства у своего сотрудника. Для этого достаточно обратиться к норме закона. И если такие причины найдены, то можно переходить к процедуре уменьшения выплат при увольнении.

Удержание всегда производится на стадии увольнения работника и касается только тех выплат, что положены ему в такой ситуации в части отпускных.

Процедура по удержанию средств в связи с тем, что неразрывно связана с увольнением, включает в себя схожие действия.

Чтобы лишить человека его выплаты, не нарушив при этом трудового закона, необходимо пройти следующие этапы:

1. Основания увольнения. Их определение обязательно и важно. В зависимости от того, по каким причинам человек прекращает работу, будет установлено, имеется ли запрет на удержание денег или нет. Когда существуют исключительные основания, то достаточно просто уволить лицо, когда же их нет, то возможен вычет средств.
2. Установление неотработанных дней на отдых. Если человека всё же предстоит уволить, то нужно определиться с его отпуском и авансовыми платежами. Наличие неотработки по этим пунктам и станет причиной для удержания.
3. Приказ. Данный документ необходим, поскольку подтверждает решение об увольнении. В нём указывается информация об основаниях, по которым увольняется человек, а также дата, с которой его деятельность прекращается. Данная информация также будет иметь значение при расчёте удержания.
4. Расчёт. В стандартной ситуации человеку на руки выдают его зарплату и компенсацию за отпуск, который не был использован. Когда необходимо оформить удержание, то следует сначала рассчитать его. Это делается по предложенной выше схеме. Оставшиеся денежные средства за вычетом удержания должны быть переданы сотруднику. Возможно, что долг не будет погашен полностью, тогда следует договориться с работником о его возврате, поскольку официально размер удержания не может быть больше двадцати процентов от положенной суммы.
5. Возврата налога. На данном этапе сотрудник сам должен обратиться в налоговую. Так излишне уплаченные налоги будут зачтены в пользу имеющегося у него долга.

Как только вся процедура пройдёт, лицу должна быть выдана его трудовая книжка, после чего человека можно считать официально уволенным.

Возможны ситуации, когда работник имеет право обжаловать решение работодателя о взыскании с него денег. В первую очередь следует обратиться в инспекцию труда, где комиссия должна будет рассмотреть спор. В случае если его признают правым в споре, работодатель обязан будет вернуть начисления обратно своему сотруднику. Чаще всего такое возможно лишь при незаконном увольнении, что влечёт за собой возврат лица на работу. Сам же работодатель, имея непогашенный долг своего бывшего сотрудника, имеет несколько вариантов действий: обратиться в судебные органы, договориться с работником или простить долг.

Таким образом, законодатель не запрещает работодателю при необходимости взыскать со своего сотрудника излишне выплаченные ему средства. Однако следует помнить о возможных запретах, прямо указанных в законе.