Процедура увольнения сотрудника по причине смерти

В законодательстве существует норма, позволяющая расторгнуть трудовой договор по не зависящим от воли сторон обстоятельствам. Причиной выполнения этой процедуры являются трагические ситуации: смерть работника, признание его умершим или отсутствующим без вести по суду. Любой из этих прискорбных случаев требует от кадровой службы знания алгоритма действий в данных обстоятельствах для того, чтобы грамотно, без волокиты и не причиняя дополнительных страданий родственникам оформить увольнение сотрудника в связи со смертью.

Варианты смерти сотрудника

Варианты обстоятельств, при которых применяется статья 83 ТК РФ, трактующая порядок увольнения в связи со смертью работника, могут быть различными. Соответственно, будут несколько отличаться и действия специалистов кадровой и бухгалтерской служб организации в документальном оформлении процесса увольнения, осуществлении всех предусмотренных выплат родственникам.

Горестными поводами для того, чтобы осуществлять увольнение в связи со смертью работника, могут быть:

• внезапная кончина или трагическая гибель работника по окончании трудового дня, в выходной день;
• работник умер или погиб в отпуске;
• смерть наступила в период болезни.

Получить больничный в медицинском учреждении могут родственники умершего человека. В строке «иное» больничного листа проставляется код 34, означающий «умер», и производится запись даты наступления смерти. Строка «приступить к работе» остаётся незаполненной.

Для увольнения работника, умершего при нахождении на больничном, обязательным условием является наличие листа временной нетрудоспособности.

Смерть работника может наступить на работе или в командировке. Если сотрудник умер или погиб на работе, большое значение для работодателя имеет факт связи кончины работника с выполнением им в рабочее время обязанностей по должности. При этом обязательно проводится служебное расследование, а также возможна проверка обстоятельств смерти правоохранительными органами. От результатов данных расследований и проверок зависят отдельные выплаты, например, страховая выплата за гибель на производстве или компенсация за нанесённый моральный вред.

Ещё одним вариантом, означающим для работодателя наступление смерти сотрудника, является признание судом работника как умершего или без вести пропавшего.

Законодательством также закреплены нормы, определяющие увольнение не только в связи со смертью кого-либо из персонала организации, но и увольнение умершего работодателя- физического лица.

К физическим лицам-работодателям относятся:

1. Лица, зарегистрированные как ИП, без права юридического лица.
2. Частные адвокаты, нотариусы, другие граждане, осуществляющие лицензированную профессиональную деятельность и нанявшие работников для обеспечения этой деятельности.
3. Граждане, имеющие договорные отношения с работниками для привлечения их к ведению своего хозяйства или оказанию помощи по дому.

Процедура увольнения работодателя-физического лица ТК РФ чётко не урегулирована. Трудовые отношения с работниками в этом случае прекращаются, отпадает обязанность по уплате налогов. Бухгалтер, если он имеется, или сами работники могут произвести расчёт полагающихся выплат и востребовать их у наследников или родственников, если бизнес и рабочие места не будут сохранены.

Основания для увольнения

Обстоятельства смерти или гибели человека должны быть документально оформлены. Регистрация смерти является важным гражданским актом в общественной сфере деятельности любого государства и в жизни отдельно взятого гражданина. Эта процедура даёт правовые основания для личных и имущественных взаимоотношений между близкими к умершему гражданину людьми, родственниками.

Главным документом, как основанием для увольнения, скончавшегося работника, является свидетельство о смерти.

Наличие данного акта является существенным условием в процедуре увольнения. Любые другие, казалось бы, неопровержимые подтверждения кончины работника, даже, например, личное освидетельствование факта смерти ответственным лицом организации, не принимаются официально в расчёт.

Если у скончавшегося работника нет родственников, свидетельство может быть выдано иному лицу, взявшему на себя организацию похорон. Им может быть и работодатель.

Если сотрудник в назначенное время не вышел на работу, и длительное время о нём нет известий, но факт смерти достоверно не установлен, то прекратить трудовые отношения с ним допустимо по следующим решениям суда:

• признание через 6 месяцев смерти работника, пропавшего при чрезвычайных, с риском для жизни, обстоятельствах;
• признание работника скончавшимся по прошествии 5 лет после отсутствия о нём сведений;
• признание спустя один год, по заявлению других лиц, работника без вести отсутствующим.

Круг таких лиц законом не установлен, и, при отсутствии инициативы от родственников, обратиться в суд имеет право заинтересованный работодатель.

Заявление о розыске отсутствующего работника руководитель организации может подать в полицию до окончания срока, отведённого на признание сотрудника отсутствующим без вести.

Если не установлен последний день получения известий о пропавшем человеке, исчисление срока признания его отсутствующим начнётся с 1 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имелись последние сведения, или с начала года, если не имеется возможности определить и месяц.

Процедура оформления увольнения

Трудовые отношения со скончавшимся работником завершаются по пункту 6, ч. 1, статьи 83 ТК РФ.

Днём увольнения считается дата:

1. Согласно свидетельству о смерти.
2. Определённая судом.
3. Вступления решения суда в силу.

День смерти умершего сотрудника считается последним днём работы, даже если это выходной или праздничный день, а не последний трудовой день усопшего.

Работодатель в ситуации со смертью сотрудника должен придерживаться следующего алгоритма действий:

• подача непосредственным начальником скончавшегося сотрудника соответствующей служебной или докладной записки;
• издание приказа об увольнении;
• регистрация приказа установленным порядком;
• запись в личную карточку;
• оформление трудовой книжки;
• начисление положенных расчётных выплат;
• выдача лично или пересылка заказной почтой трудовой книжки родственникам скончавшегося работника.

Заявление о признании смерти или об объявлении работника пропавшим без вести направляется в суд по месту расположения организации, заинтересованной в установлении и документальном подтверждении данных сведений.

Оформление приказа об увольнении

Приказ об увольнении работника в связи со смертью оформляется по форме Т-8. Скачать образец бланка по данной форме можно в бесплатном доступе в интернете на правовых ресурсах.

Шапка приказа должна содержать полное название организации, номер и дату документа. Логично, что в отношении умершего человека использование понятия «уволен» будет некорректным, в связи с чем в реквизитах приказа данный термин не применяется, и слово «уволить» зачёркивается.

В остальные разделы формы приказа стандартным порядком вносится нужная информация:

1. Фамилия, собственное имя и отчество.
2. Структурное подразделение.
3. Должность, присвоенная классность или разряд.
4. Основания увольнения, со ссылкой на п. 6 ч.1 ст. 83 ТК РФ (все слова: пункт, часть и другие пишутся без сокращений).
5. Серия, номер и дата документа, подтверждающего наступление смерти.

По понятным причинам реквизит «ознакомление с приказом» остаётся незаполненным.

На примере увольнение умершего работника будет иметь следующую хронологию:

• работник скончался 7 апреля 2018 года;
• 15 апреля родственниками предъявлено свидетельство о смерти;
• оформление приказа и его регистрация производятся 15 апреля;
• трудовой договор завершается 7 апреля 2018 года.

На практике получается, что прекращение трудовых отношений оформляется задним числом, так как по объективным причинам издать приказ в день смерти практически нельзя.

Правила заполнения трудовой книжки и порядок выдачи

После издания приказа на увольнение по смерти запись в трудовой книжке производится следующим порядком в соответствующих графах:

1. Указывается очередной номер записи по принципу сквозной последовательной нумерации.
2. Вносится дата окончания трудового договора (например, 07.04.2018).
3. Производится запись о причине, по которой приходится увольнять работника, и без сокращений даётся ссылка на ТК РФ.
4. Заполняются регистрационные данные приказа на увольнение сотрудника в связи со смертью (также без сокращений).

В следующей строке указывается должность специалиста по кадрам, ставится и расшифровывается его подпись. Оформленная запись скрепляется печатью. Местом хранения трудовой книжки до обращения родственников является кадровая служба. Выдаётся книжка по их требованию на основании подтверждающего родство документа, под подпись или пересылается на указанный родственниками адрес.

С выдачей трудовой книжки возможна ситуация, когда она была уже выдана установленным порядком обратившимся родственникам, но поступило обращение на предоставление трудовой книжки и от других членов семьи. В таком случае обратившимся позже родственникам предоставляется справка с указанием лиц, которым трудовая книжка выдана, и основанием, послужившим для выдачи.

При необходимости пересылки трудовой книжки все записи в книге движения трудовых книжек производятся самостоятельно специалистом кадровой службы с указанием сведений из почтового документа.

Начисление выплат

Зарплата и прочие выплаты, начисленные сотруднику по смерти, выплачивается членам его семьи.

К таким лицам относятся:

• непосредственно член семьи скончавшегося сотрудника;
• иждивенец.

Срок осуществления родственникам выплат не должен превышать 7 дней. Страховые взносы по смерти сотрудника не начисляются.

Существуют некоторые разногласия двух кодексов, гражданского и трудового. ГК относит заработную плату в число наследства, с соответствующей процедурой наследства и очередью наследников. По КЗОТ зарплата может быть выдана другому члену семьи или находящемуся на иждивении лицу, при предоставлении ими соответствующего документа.

При отсутствии заявления от родственников перечислять заработную плату на карточку работника нельзя. Зарплата должна депонироваться на 4 месяца до обращения за ней нотариуса. Если не поступило обращения за зарплатой и от нотариуса, то она списывается в доход организации.

В возможной конфликтной ситуации, если на уже выданную установленным порядком зарплату претендуют другие родственники, им предоставляется справка о размере денежных средств, для разрешения конфликта в зачёте данного наследства у нотариуса.

Лицу, понёсшему затраты на похороны, организацией в день обращения выдаётся пособие на основании платёжных документов, подтверждающих затраченные расходы на ритуальные услуги. Впоследствии пособие возмещается организации из ФСС. Сумма пособия является фиксированной и периодически индексируется. Все денежные выплаты осуществляются под подпись в соответствующей ведомости.

Если умерший во время болезни сотрудник работал в регионе, участвующем в пилотном проекте ФСС, то организация выплачивает пособие за три первых дня больничного, остальная часть пособия выплачивается родственникам непосредственно фондом в отделении, обслуживающем работодателя скончавшегося работника.

Кроме указанных выплат, работодателем может быть оказана родственникам отдельная помощь согласно колдоговору.

Расчёт выплат по смерти работника, бухгалтерией, как правило, производится с использованием программы 1С: ЗУП, так как существуют определённые нюансы в ситуации с оформлением данных выплат, например, необходимость обнуления НДФЛ, необложение страховых взносов и другое, работнику бухгалтерии, оформив выплаты, необходимо проверить корректность записей по регистру налогового учёта.

Примеры реальных ситуаций увольнения умершего работника

Пример 1. Слесарь предприятия с пятидневной рабочей неделей скоропостижно скончался в выходной день 15 апреля, приходящийся на воскресенье. Во вторник 17 апреля вдова предъявила свидетельство о смерти, с датой выдачи ЗАГСом от 16 апреля. В день предоставления документа кадровиком издан приказ с датой увольнения 14 апреля, то есть в день фактической смерти. Действия специалиста квалифицируются как правильные, так как работник не работал в установленные для него дни отдыха.

Пример 2. Водителя транспортного предприятия неделю, с 12.03.2018, не было на работе. Установить причину невыхода не представилось возможным, и в табеле ставился код «НН».20.03.2018 его сын предоставил больничный лист и свидетельство о смерти. Как выяснилось, в ночь на 12.03.2018 у работника случился инфаркт, и он скончался в медицинском учреждении 18 марта. Выяснив фактические обстоятельства и оформив приказ, кадровый специалист внёс по установленным правилам исправления в табель, указав код «Б», что допустимо.

Смерть человека является серьёзной душевной травмой для близких и родных покойного, тяжёлым испытанием для друзей и коллег, и работодателю нельзя допустить проявление хоть доли чёрствости, неуважения к родственникам умершего сотрудника, и, что называется, отправить в отставку память о коллеге.

Порядок увольнения скончавшегося работника в целом обстоятельно прописан в Трудовом законодательстве, вместе с тем чёткое знание всех нюансов и тонкостей в данном вопросе очень необходимо, специалистам кадровой и бухгалтерской служб организации. Соблюдение этого порядка позволит работодателю не только внимательно и корректно отнестись к постигшему родственников горю, но и грамотно, без ненужной и недопустимой в данном случае волокиты, оформить все необходимые процедуры, связанные со смертельным случаем.