Как правильно заполнить бланк акта на возврат товара поставщику

Акт возврата поставщику товара образец является своего рода крайней мерой и должен быть обоснован и правильно оформлен.Выявление несоответствия приобретенного товара договоренностям означает необходимость незамедлительно отреагировать. Отсутствие грамотной реакции может повлечь необходимость оплатить некачественный или некомплектный товар.

Разновидности торговых отношений, в ходе которых может возникнуть необходимость вернуть товар и регулирующие нормы

Чтобы понять, для чего нужен акт, его роль в документообороте по сделке, следует разобраться с особенностями сделок, в связи с которыми может потребоваться составление рассматриваемого документа.

Отправной точкой является понятие «возврат товара», ведь акт о возврате является доказательством того, что покупатель отказался от переданного по договору и вернул перечисленное имущество в полное распоряжение продавца (поставщика).

В зависимости от вида договора, изначально заключенного сторонами, следует различать:

1. Возврат потребителем, когда второй стороной является торговая организация или предприниматель, занимающийся розничной торговлей. Договор в обычно понимаемом смысле заключается далеко невсегда.
2. Возврат по договору купли-продажи, заключенному между физическими лицами (обычными людьми).
3. Возврат по договору поставки. Поставка – та же купля-продажа, но осуществляемая в процессе предпринимательской деятельности. Отношения поставки допустимы только с участием организаций и зарегистрированных в качестве ИП граждан.

Во всех указанных случаях имеет место «многоуровневое регулирование». При этом нормы «нижнего уровня», договора как раз считаются приоритетными, за исключением так называемых императивных норм, которых не так и много, и отношений между потребителями и предпринимателями.

Аспекты регулирования отношений купли-продажи:

1. Основной документ – договор, если он заключен в форме одного подписанного сторонами документа и содержит подробные правила приемки, претензионной работы при выявлении недостатков, различные дополнительные основания расторжения договора и возврата товара.
2. Гражданский кодекс РФ – кодифицированный закон, содержащий основной массив норм и правил, регулирующих вопросы, связанные с договорами (далее – ГК РФ).
3. Иные законы и подзаконные нормативные акты. Например, Закон о защите прав потребителей в РФ (отношения по возврату товаров потребителями обладают серьезной спецификой и достойны отдельного рассмотрения).
4. Типовые правила, оформленные документами различных организаций, которые применяются по взаимному согласию сторон. Согласие на применение таких типовых норм чаще всего отражают в тексте договора.

Часто случается, что договора как такового нет (как подписанного двумя сторонами документа). При этом факт купли-продажи подтверждается документами (например, распиской, где указано, что средства получены или подлежат передаче в качестве оплаты за передачу права собственности на определенное имущество, важно указание наименования и количества имущества или актом приема-передачи определенного имущества с указанием на переход права собственности, так называемым гарантийным письмом). В таких ситуациях к отношениям сторон применяются положения законодательства, в первую очередь – ГК РФ

Относительно регулирования различных видов торговых отношений в ГК РФ существует один нюанс.

Регулирующие торговлю нормы, распределены следующим образом:

• общие нормы;
• специальные нормы.

Спец.нормы видны в отдельных видах договоров купли-продажи. Общие нормы применяются ко всем договорам купли-продажи, если в параграфах о специализированных видах торговых отношений (поставке, розничной купле-продаже, купле-продаже недвижимости) не содержится прямой запрет о применении этих норм или не предусмотрены правила от них отличные.

Виды и основания возврата товара

В зависимости от оснований возврата товара, он может означать:

1. Возврат в связи с нарушением условий договора (ненадлежащее качество или не соответствующее условиям договора количество, некомплектность). Такой возврат может иметь место как до приемки и перехода права собственности, так и после.
2. Возврат качественных и комплектных товаров, если покупателю такое право предоставлено договором или законом.

В свою очередь, оба указанных вида возврата не всегда означают расторжение договора на будущее время. Все зависит от договоренностей сторон, передача товара может быть просто перенесена. Подобные договоренности нужно оформлять дополнительными соглашениями о переносе срока передачи.

Во избежание недопонимания с контрагентами, следует различать:

• замену (возврат товара и требование передать во исполнение обязательства такой же, но комплектный или надлежащего качества);
• возврат без требования замены и сопровождающийся отказом от оплаты или требованием возврата уже уплаченных средств (чаще всего это означает расторжение договора, но иногда сопровождает ситуации, когда поставлено больше, чем ранее согласовано и покупатель не желает принимать и оплачивать излишек).

Причины возврата товара могут быть очень разными, поэтому в акте о возврате товара поставщику обязательно следует указать такие моменты: основания возврата (с указанием статьи закона или договора, позволяющей возврат).

И те действия, которые ожидаются от контрагента, с указанием на норму закона или договора, позволяющую их требовать (должен ли он поставить качественный или комплектный товар вместо возвращенного либо вернуть средства, либо выставить счет без учета стоимости возвращенного товара).

Возврат товара после приемки и перехода права собственности

Не всегда ненадлежащее качество обнаруживается при приемке. Случается, что уже после подписания акта приема-передачи и перехода права собственности выявлены какие-либо дефекты. Порой это обусловлено несовершенной процедурой приемки (особенно больших партий), порой – спецификой дефектов, которые могут проявиться только при использовании.

Новый собственник в такой ситуации законом защищен, причем это относится как к обычным людям, совершающим бытовые сделки с такими же людьми, так и к предпринимателям, совершающим сделки на свой страх и риск.

Далеко не все нарушения договора дают покупателю основания незамедлительно вернуть товар.Безусловным основанием для возврата является обнаружение так называемых существенных недостатков.

Закон содержит определенные критерии, позволяющие отграничить существенные недостатки от несущественных, но при этом перечень открыт.

Признаки существенности недостатка:

• неустранимость;
• невозможность устранить без несоразмерных расходов или затрат времени;
• неоднократность (например, периодически случающиеся сбои в работе бытовой техники);
• проявление недостатка вновь после гарантийного ремонта.

На открытость перечня указывает слово «иные недостатки», которые покупатель сочтет существенными. В таких ситуациях на практике одной уверенности покупателя в существенности обнаруженного дефекта мало, возврат может быть признан неправомерным, если продавец докажет в суде, что существенным такой недостаток считаться не может.

Три ситуации, когда при возврате нет необходимости доказывать, что недостатки существенные:

1. Приобретение имущества потребителями для бытовых нужд (основание для расторжения договора и возврата – любой обнаруженный дефект). Исключением являются только технически сложные товары, срок возврата которых в связи с наличием любого недостатка ограничен 15 днями, по истечении их – только если доказана существенность.
2. Потребитель вернул некачественный товар и этот факт оформлен надлежащим образом. У розничного продавца возникает, в свою очередь, безусловное право требовать замены (ст.518 ГК РФ), но в договоре между розничной организацией и ее поставщиком можно предусмотреть право на возврат такого товара и получение обратно уплаченных денег.
3. В заключенном договоре прямо предусмотрено, что правовые последствия выявления любых недостатков – право поставщика на возврат.

Нарушение договора может выразиться и в некомплектности передаваемого имущества. Некомплектность может иметь место при продаже технически сложных изделий. Она означает отсутствие неких комплектующих, поставка которых вместе с основным изделием оговорена в договоре или предусмотрена законодательством.

Выявление некомплектности не означает права незамедлительно его вернуть (по крайней мере, если не связано с отношениями потребителя и розничного торговца). Ст. 480 ГК РФ вводит своеобразный «претензионный порядок» – сначала покупатель уведомляет продавца о некомплектности и требует доукомплектации или снижения цены. Если в тот срок, который покупатель считает разумным, требование не выполнено – возникает право осуществить возврат.

Так как закон полон понятий абстрактных и оценочных, желательно уже при разработке договора оговорить и письменно зафиксировать:

• сроки направления различных уведомлений, ихформу и кто вправе подписывать;
• срок, в течение которого необходимо реагировать на уведомления и претензии.

Если сотрудничество предполагает применение неких согласованных правил, отличающихся от норм ГК РФ – письменно изложить договоренности в тексте заключаемого договора.

Оформление акта о возврате товара поставщику

Обязательных требований к содержанию и процедуре подписания таких актов законодательство не содержит. Недочеты в оформлении могут обойтись убытками. Составляем акт возврата товара поставщику образец.

Интернет-сайты изобилуют разнообразными формами актов о возврате, причем качество их самое разное. Наш сайт также предлагает форму акта о возврате товара поставщику, составленную хорошими специалистами. Предлагаемая форма прошла испытание многочисленными применениями на практике.

Даже самый полный и исчерпывающий акт возврата не защитит от недобросовестного контрагента, игнорирующего уведомления о некомплектности или обнаруженных дефектах и уклоняющегося от подписания актов. Зато с защитой интересов покупателя в такой ситуации прекрасно справляется право на применение санкций, закрепленное в договоре, а также право потребовать возмещения своих убытков (в их числе плата за хранение на складе покупателя или сторонней организации), если продавец (поставщик) не забрал подлежащее возврату в срок.

Срок, в течение которого контрагент обязан забрать товар, лучше всего установить в договоре. Например, установить количество дней, в течение которых продавец обязан отреагировать на претензию, и по истечении его, если товар не забрали и не доказали неправомерность требования о возврате, помимо убытков в виде расходов на хранение начислять пени.

Часто споры о возврате не исчерпываются перепиской сторон, а передаются для разрешения в суд. Если в акте о возврате отсутствует подробное описание выявленных недостатков, указание на количество бракованного товара – с доказыванием могут возникнуть проблемы.

Разумеется, в качестве доказательств можно предъявить внутренние документы (акт осмотра уполномоченными сотрудниками организации-покупателя, служебные записки и пр.), но при оценке таковых суд учтет, что документ составлен только людьми в той или иной мере заинтересованными.

Неплохой вариант (хотя и затратный) – предъявление в качестве доказательства отчета профессионального оценщика или заключения эксперта, но если товар уже передан обратно продавцу (поставщику) – возможность утрачена, но есть вероятность привлечения им оценщика или эксперта по своему усмотрению. Надо ли проводить экспертизу или приглашать оценщика либо ограничиться актом о возврате и внутренними документами – стороны решают самостоятельно исходя из сложившейся ситуации.

Нельзя пренебрегать подробным описанием выявленных дефектов и указанием количества возвращаемого. Как это фиксировать, зависит от специфики подлежащего возврату имущества и величины партии.

Акт о возврате должен содержать:

• наименование документа;
• дату составления;
• реквизиты (номер и дату заключения) договора;
• наименования сторон договора;
• дату приемки, если она имела место;
• дату обнаружения обстоятельств, дающих право на возврат;
• наименование, количество и стоимость подлежащего возврату товара;
• указание на обстоятельства, делающие возможным имеющий место возврат (в чем выразилось несоответствие поставленного условиям договора и нормам закона, если целесообразно – подробные описания дефектов можно вынести в приложения какту, которые также подписывают обе стороны);
• указание на статьи закона или договора, дающие право вернуть товар;
• Ф. И. О. (с расшифровками) и должности лиц, подписавших акт, а также наименования и реквизиты документов, предоставляющих им соответствующие полномочия;
• подписи указанных лиц.

Некоторые данные нужны не во всех случаях, а только когда того требует ситуация. Например, закон требует предварительную претензию, как в случае с комплектацией. В дальнейшем предполагается взыскание убытков, связанных с оплатой хранения или есть опасения, что поставщик попытается доказывать порчу товара из-за ненадлежащих условий хранения.

В таких случаях целесообразно указать:

1. Направлялась ли претензия (уведомление) в связи с несоответствием исполнения по договору его условиям (когда она была отправлена, как отреагировал контрагент).
2. Срок ответственного хранения товара у покупателя (привлеченных им третьих лиц) и условия такого хранения.
3. Состояние тары и упаковки на момент доставки товара.
4. Согласованные сторонами последствия (например, замена, возврат предварительной оплаты), лучше всего – со сроками выполнения соответствующих действий.

Особенности составления акта о возврате вышесказанным не исчерпываются, так как он, помимо функции доказательства, используется как первичный документ бухгалтерского учета.

В нем необходимо указать сведения, обязательные согласно закону «О бухгалтерском учете». Идеальный вариант – разработка типового акта организацией, утверждение его в учетной политике или разработка шаблона и включение его в состав приложений к договору.

Подтверждение полномочий представителей

Документальное оформление акта о возврате вправе осуществлять только лица, которым стороны договора предоставили такие полномочия.

Ответ на вопрос о том, кто должен подписать акт, лучше всего включить в текст договора. Необязательно вдаваться в конкретику, достаточно указать должность и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за исполнение договора, имеющего право подписи документов, связанных с исполнением договора. Законодательство не ограничивает нас в формулировках пунктов о полномочиях.

Исходя из принятого в организации документооборота и ситуации, бывает несложно разработать подходящую формулировку:

• назначить ответственное за документооборот по сделке лицо и доверить ему подписание любых документов, связанных с исполнением договора;
• составить перечень наиболее важных актов и документов, и прямо указать, какое должностное лицо вправе их подписывать, при этом «неохваченные списком» доверить подписывать ответственному за исполнение договора сотруднику.

В акте о возврате в таком случае следует указывать пункт договора, предоставляющий лицу соответствующее право подписания.

Также право подписи документов будет иметь лицо, которое:

1. Вправе действовать от имени организации без дополнительных полномочий «по умолчанию». В силу закона таким лицом является директор, но организация в Уставе может расширить перечень таких лиц. В акте в качестве документа, подтверждающего право подписи, указывается Устав организации.
2. Располагает доверенностью продавца или покупателя, предоставляющей право подписать документ.

В акте следует указать реквизиты доверенности, а противоположной стороне стоит попросить предоставить ей копию соответствующей доверенности, заверенную контрагентом.

Образец